Com a explosão da INTERNET, o uso de e-mail dissemina-se cada vez mais. Há um certo charme em colocar o endereço eletrônico no cartão de visitas. E quem não é alguem@algum.lugar.com.br sente-se menos cidadão. É um recurso simples que facilita enormemente as comunicações. Mas traz também alguns efeitos colaterais indesejáveis. Se não adotarmos regras mínimas de comportamento, teremos congestionamento de rede, desperdício de hardware, perda de tempo das pessoas, aborrecimentos. O princípio básico é: correio eletrônico tem a finalidade de passar informações, de forma rápida e leve na rede, sem enfeites nem penduricalhos. Aqui vão algumas atitudes bastante úteis para melhorar a vida de todo internauta que usa e-mail:
Nada mais mal-educado que mandar uma mensagem sem se identificar corretamente. Quando recebo uma dessas, -> trash. Nome, empresa e cargo são dados imprescindíveis numa comunicação profissional. Excessões feitas para os íntimos.
Faça um pequeno texto a ser incluído no final de suas mensagens, com seus dados de identificação. Praticamente todos programas de e-mail facilitam essa tarefa. Evite o uso de formatos específicos para cartão de visitas, tipo "vcf".
O ideal é olhar logo cedo e configurar seu programa de mail para fazer uma verificação periódica. Se você não tem tempo ou paciência para verificar sua caixa de correspondência pelo menos duas vezes por dia, esqueça esse negócio de e-mail e não conte para ninguém que você tem endereço eletrônico. Se as pessoas precisam lhe telefonar para avisar que mandaram uma mensagem, prá que serve a Internet?
Se a mensagem vai ser considerada, seja cortês e responda logo. Nem que seja "Mensagem recebida, vou verificar, aguarde contato". Mas não passe de um dia útil, pois seu interlocutor precisa saber se a mensagem chegou ao destinatário certo e aguarda ansiosamente uma resposta. E se o que lhe mandaram não interessa, não responda nunca.
Não perca seu tempo, nem desperdice os recursos tecnológicos à disposição da humanidade. Há que se ter um mínimo de elegância. Mensagens mal-educadas, propagandas não solicitadas, promoção pessoal, são muito mal vistas.
O melhor tratamento para coisas indesejadas vindas de quem não vale a pena é -> trash. É a forma ideal de dizer que a mensagem não foi bem-vinda. Responder ou mesmo solicitar a exclusão de seu e-mail da provável lista do remetente terá apenas a utilidade de validar seu endereço.
Os programas de e-mail têm lugares para você informar o endereço eletrônico para onde devem ser mandadas as respostas. Só preencha se o endereço de resposta for diferente do de envio.
Diga o que quer, de forma educada, objetiva e sem muita conversa.
Não ser prolixo não significa ser monossilábico e incompleto. Não espere que o destinatário adivinhe onde você está, o que está fazendo e o que quer. Se quer alguma informação, descreva tudo que possa ser necessário para ser bem respondido.
Todos têm pressa, mas mandar textos com erros graves de português, de digitação ou não, pega muito mal.
Respeite seu interlocutor, e preencha adequadamente o subject. Quem recebe muitas mensagens, antes mesmo de abri-las, precisa de uma indicação clara do conteúdo, para facilitar sua gerência de prioridades. Mensagens sem assunto, com assuntos vagos como "informação" ou com assunto incompatível com o conteúdo são indesejáveis. Também evite misturar assuntos diferentes na mesma mensagem.
Tanto quanto possível transmita seu recado apenas no modo texto, no corpo do e-mail. O formato html já é quase padrão entre os programas de mail, mas ainda não o é. Evite usá-lo se você quer ter certeza que sua mensagem vai ser lida.
Só "anexe" arquivos se absolutamente necessário, explicando bem o conteúdo e o formato. Ninguém quer perder tempo abrindo arquivos e todo mundo tem medo de vírus. E, é claro, cuidado para não mandar vírus inadvertidamente. Muito cuidado com arquivos do tipo "DOC", "EXE", "SCR", "PIF", "DLL", "COM", "BAT", ..., o windows (e o outlook) por padrão as escondem.
A não ser que combine previamente com seu interlocutor, use apenas os formatos universais de arquivos, tipo txt, rtf, dbf. Os doc, xls, ppt do Office são aceitáveis, dada sua penetração. Não envie arquivos doc, use o formato .RFT que são lidos por qualquer versão do word e não podem ser contaminados por vírus. É inadmissível mandar arquivos em formatos específicos. Evite as últimas versões dos programas, podem ser incompatíveis ou conter bugs. Se você é deslumbrado com versão nova de software e está sempre com a última novidade, contenha-se; talvez o resto do mundo não seja assim.
O recurso de anexar a mensagem original ao texto de resposta é útil apenas para lembrar ao interlocutor o que você está respondendo. Mas não devolva todo o texto, principalmente se for longo.
Não mande mensagens em português para o exterior. Se o interlocutor for brasileiro, ou português, nossa língua pode ser usada.
Embora quase todo software hoje em dia trate os nossos caracteres especiais corretamente, isso não é regra em todos os computadores que sua mensagem vai encontrar pelo mundo afora. Então só use acentos se tiver certeza que vai dar certo.
Regra clássica. USAR MAIÚSCULAS É GRITAR. (desculpem!). Nunca use palavras com todas letras em maiúsculas.
É interessante demonstrar seu astral através de :-) ;-) :-( (:-) emoticons. Mas, apenas para mensagens informais dirigidas aos íntimos. Em assuntos empresariais/profissionais, é inadmissível.
- Identifique-se.
Nada mais mal-educado que mandar uma mensagem sem se identificar corretamente. Quando recebo uma dessas, -> trash. Nome, empresa e cargo são dados imprescindíveis numa comunicação profissional. Excessões feitas para os íntimos.
- Use uma identificação padrão (assinatura) em txt normal.
Faça um pequeno texto a ser incluído no final de suas mensagens, com seus dados de identificação. Praticamente todos programas de e-mail facilitam essa tarefa. Evite o uso de formatos específicos para cartão de visitas, tipo "vcf".
- Cheque seu e-mail pelo menos duas vezes por dia.
O ideal é olhar logo cedo e configurar seu programa de mail para fazer uma verificação periódica. Se você não tem tempo ou paciência para verificar sua caixa de correspondência pelo menos duas vezes por dia, esqueça esse negócio de e-mail e não conte para ninguém que você tem endereço eletrônico. Se as pessoas precisam lhe telefonar para avisar que mandaram uma mensagem, prá que serve a Internet?
- Responda em 24 horas ou nunca.
Se a mensagem vai ser considerada, seja cortês e responda logo. Nem que seja "Mensagem recebida, vou verificar, aguarde contato". Mas não passe de um dia útil, pois seu interlocutor precisa saber se a mensagem chegou ao destinatário certo e aguarda ansiosamente uma resposta. E se o que lhe mandaram não interessa, não responda nunca.
- Grosseria, palavrão, desaforo, preconceito, autopromoção, comércio: inadmissível.
Não perca seu tempo, nem desperdice os recursos tecnológicos à disposição da humanidade. Há que se ter um mínimo de elegância. Mensagens mal-educadas, propagandas não solicitadas, promoção pessoal, são muito mal vistas.
- Não passe recibo (reply) de mensagens indesejadas.
O melhor tratamento para coisas indesejadas vindas de quem não vale a pena é -> trash. É a forma ideal de dizer que a mensagem não foi bem-vinda. Responder ou mesmo solicitar a exclusão de seu e-mail da provável lista do remetente terá apenas a utilidade de validar seu endereço.
- Certifique-se de que suas configurações para reply de mensagens estão corretas.
Os programas de e-mail têm lugares para você informar o endereço eletrônico para onde devem ser mandadas as respostas. Só preencha se o endereço de resposta for diferente do de envio.
- Não seja prolixo.
Diga o que quer, de forma educada, objetiva e sem muita conversa.
- Seja objetivo mas diga claramente o que você quer.
Não ser prolixo não significa ser monossilábico e incompleto. Não espere que o destinatário adivinhe onde você está, o que está fazendo e o que quer. Se quer alguma informação, descreva tudo que possa ser necessário para ser bem respondido.
- Releia o texto antes de enviar e elimine os ataques ao vernáculo.
Todos têm pressa, mas mandar textos com erros graves de português, de digitação ou não, pega muito mal.
- Use com clareza o campo de assunto (subject).
Respeite seu interlocutor, e preencha adequadamente o subject. Quem recebe muitas mensagens, antes mesmo de abri-las, precisa de uma indicação clara do conteúdo, para facilitar sua gerência de prioridades. Mensagens sem assunto, com assuntos vagos como "informação" ou com assunto incompatível com o conteúdo são indesejáveis. Também evite misturar assuntos diferentes na mesma mensagem.
- Mensagem = texto.
Tanto quanto possível transmita seu recado apenas no modo texto, no corpo do e-mail. O formato html já é quase padrão entre os programas de mail, mas ainda não o é. Evite usá-lo se você quer ter certeza que sua mensagem vai ser lida.
- Evite anexar arquivos na sua mensagem, mas, se necessário, explique bem o que é.
Só "anexe" arquivos se absolutamente necessário, explicando bem o conteúdo e o formato. Ninguém quer perder tempo abrindo arquivos e todo mundo tem medo de vírus. E, é claro, cuidado para não mandar vírus inadvertidamente. Muito cuidado com arquivos do tipo "DOC", "EXE", "SCR", "PIF", "DLL", "COM", "BAT", ..., o windows (e o outlook) por padrão as escondem.
- Quando mandar arquivos, por favor, formatos de amplo domínio.
A não ser que combine previamente com seu interlocutor, use apenas os formatos universais de arquivos, tipo txt, rtf, dbf. Os doc, xls, ppt do Office são aceitáveis, dada sua penetração. Não envie arquivos doc, use o formato .RFT que são lidos por qualquer versão do word e não podem ser contaminados por vírus. É inadmissível mandar arquivos em formatos específicos. Evite as últimas versões dos programas, podem ser incompatíveis ou conter bugs. Se você é deslumbrado com versão nova de software e está sempre com a última novidade, contenha-se; talvez o resto do mundo não seja assim.
- Ao responder, faça referência à mensagem recebida mas não precisa devolvê-la inteira.
O recurso de anexar a mensagem original ao texto de resposta é útil apenas para lembrar ao interlocutor o que você está respondendo. Mas não devolva todo o texto, principalmente se for longo.
- Uso da língua: inglês, português, com acento, sem acento?
Não mande mensagens em português para o exterior. Se o interlocutor for brasileiro, ou português, nossa língua pode ser usada.
Embora quase todo software hoje em dia trate os nossos caracteres especiais corretamente, isso não é regra em todos os computadores que sua mensagem vai encontrar pelo mundo afora. Então só use acentos se tiver certeza que vai dar certo.
- Não GRITE.
Regra clássica. USAR MAIÚSCULAS É GRITAR. (desculpem!). Nunca use palavras com todas letras em maiúsculas.
- Emoções só para os íntimos.
É interessante demonstrar seu astral através de :-) ;-) :-( (:-) emoticons. Mas, apenas para mensagens informais dirigidas aos íntimos. Em assuntos empresariais/profissionais, é inadmissível.
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